Dossierbeheerder voor het Gemeentesecretariaat

Functie

OPDRACHT

Als dossierbeheerder heb ik de opdracht ondersteunende administratieve taken te vervullen met het oog op de goede werking van de dienst en de ondersteuning van de gemeentesecretaris. Ik zorg voor een kwaliteitsvolle dienstverlening.

TAKEN EN ACTIVITEITEN

• Aanvragen noteren en doorgeven
• Beheer van de telefoonoproepen
• Inkomende documenten sorteren, verdelen en afstempelen
• Punten die aan het college en aan de gemeenteraad moeten worden voorgelegd, opstellen en opvolgen
• De agenda's van de gemeenteraden en colleges en de bijbehorende documenten opstellen en verspreiden
• De nodige documenten / informatie verzamelen voor de voorbereiding en behandeling van dossiers
• Documenten kopiëren / scannen
• Documenten uittikken en vormgeven
• Documenten / gegevens klasseren en archiveren
• Gegevens intikken en verwerken
• Informeren en doorverwijzen
• Verslagen opstellen en vormgeven

Profiel

DIPLOMA: In het bezit zijn van een bachelor diploma.

COMPETENTIES

• Tweetalig zijn NL / FR
• Handelen met integriteit en professionalisme
• Georganiseerd zijn, prioriteiten vastleggen, eigen werk op passende wijze kunnen structureren
• Beschreven technische expressie
• Bureautica (Word, Outlook, Excel, Internet...)
• Classificatie- en archiveringsmethode
• Interne procedures volgen
• Goede mondelinge en technische expressie
• Basiskennis Nieuwe Gemeentewet met betrekking tot de samenstelling en de werking van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen.

Aanbod

INDIENSTTREDING : Onmiddellijk - Contract van onbepaalde duur 36u/week.

VOORDELEN: Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB-abonnement, hospitalisatieverzekering, fiets premie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, mogelijkheid om 2 dagen/week maximum te telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperator.

De Gemeente Evere selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloofsovertuiging of nationaliteit.

We moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren. We zullen rekening houden met eventueel noodzakelijke aanpassingen, zowel bij de aanwervingsprocedure als bij de integratie in de administratie.