Functie
FUNCTIE
Als payrollspecialist identificeer ik de verbeteringen die in het payrollproces moeten worden aangebracht om deadlines na te leven en het foutenpercentage zo klein mogelijk te maken. Ik neem actief deel aan de berekening van de lonen en vergoedingen en aan alle taken die hiermee verband houden.
TAKEN EN ACTIVITEITEN
Algemene activiteiten:
- Verschillende aanvragen, noden, vragen van medewerkers onderzoeken en behandelen
- Zorgen voor de administratieve opvolging van individuele dossiers
- Maaltijdcheques bestellen
- Finprof-aangifte versturen naar de FOD Financiën en boekhoudkundige opvolging
- Verschillende aangiften invoeren op de RSZ-ASR-website (sector uitkeringen, werkloosheid enz.)
- Aangiften/bewijsstukken voor subsidies (ONE, andere ...)
- Uitbouwen van eigen intern en/of extern netwerk
- Handelingen verrichten met betrekking tot de lonen (import en export tussen computerprogramma’s, controle van boekhoudkundige bestanden, diverse betalingen enz.)
- Verschillende collegepunten in BOS invoeren
- De gangbare attesten opstellen (ziekte, arbeidsongeschiktheid, vakantie, verlof enz.)
- RSZ-, BELCOTAX-, ONE-aangiften opstellen en versturen
- De contactpersoon zijn voor de federale instellingen en de loonsoftware
- Voorstellen doen om de procedures te verbeteren
- Beheer van de afwezigheden: moederschapsverlof, ziekteverlof enz.
- Beheer van de arbeidsongevallen in samenwerking met de verzekeraar arbeidsongevallen
- Beheer van de jaarlijkse vakantiedagen
- Beheer van de afwezigheden wegens ziekte
- Beheer van de follow-up van de arbeidsartsen (planning, oproepingen, vaccins enz.)
- Beheer en opvolging van de gesubsidieerde contractuelen (gesco’s)
- Updaten van het loonstelsel (bijdragen, index, regelgeving, individuele wijzigingen)
- Rapporteren aan de hiërarchie over de voortgang van dossiers en projecten, met name door de operationeel verantwoordelijke bij elke uitwisseling van e-mails in cc te zetten
- Informatie opzoeken
- De verschillende sociale documenten opstellen
- De onderdelen van het dossier in de loonsoftware invoeren en controleren
- Follow-up van het beheer van de personeelsbewegingen (IN & OUT)
- Follow-up van de aangiften met betrekking tot de gesco’s en het bijbehorende budget
- Follow-up en toepassing van de sociale wetgeving
- Superviseren en begeleiden
- Verwerking en controle van de lonen, het vakantiegeld, de eindejaarspremies en de betalingen
Projectbeheer:
- Sturing van het project en het projectteam (interne en externe medewerkers)
- Respect voor de overeenstemming van het project met de strategische doelstellingen
Beheer van de dienst/entiteit:
- Toepassing van de wetgevingen met betrekking tot de dienst
- Uitvoering van de strategische doelstellingen
- Beheer van de relaties met de interne en externe diensten
Beheer van het kader en van het personeel:
- Begrotingsvoorstellen, begrotingsbeheer (overeenstemming activiteiten/begroting) en controle
- Voorstellen van operationele doelstellingen voor de dienst en, zodra ze zijn goedgekeurd door de hiërarchie, uitvoering van deze doelstellingen
- Rapportering, informatieverstrekking en formulering van voorstellen aan de hiërarchie
Teambeheer:
- Back-up voor de dienstverantwoordelijke bij afwezigheid
Administratieve ondersteuning:
- Beheer van de inkomende en uitgaande post
- Beheer van de dossiers die aan het college, de gemeenteraad en de toezichthoudende overheid worden voorgelegd
- Opstelling van de activiteitenverslagen
- Verwerking van documenten en informatie
- Toezicht op de actualisering van de processen en van het kennissysteem inzake producten
Profiel
DIPLOMA: In het bezit zijn van een Master diploma in Human Resources Management of anders.
COMPETENTIES
- Professioneel en integer handelen
- Analyseren
- Assertiviteit
- Communiceren
- Schriftelijke communicatie
- Samenwerken
- Een eigen netwerk creëren, uitbouwen en gebruiken
- Blijk geven van een goede beheersing van emoties
- Verandering aansturen
- Zich aanpassen
- Eigen werk structureren
- Resultaatgericht werken
- Bureautica kennis (Excel, Word, Access, Outlook, Powerpoint, Internet)
- Werking van het gemeentebestuur en zijn diensten
- Specifieke software (Payroll, Arno, BOS, Ethias, enz.)
- Reglementering/Wetgeving (Richtlijnen van de RSZ, Wetgeving ziekte, vakantie en verlof , enz.)
Taal
Frans / Nederlands
Aanbod
INDIENSTTREDING: Onmiddelijk - Contract van onbepaalde duur (36u/week).
VOORDELEN: Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB abonnement, hospitalisatieverzekering, fiets premie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, mogelijkheid om 2 dagen/week maximum te telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperator.
WERKOMSTANDIGHEDEN: Afhankelijk van uw situatie is het mogelijk om uw werkplek en werktijden aan te passen.
De Gemeente Evere selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloofsovertuiging of nationaliteit.
We moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren. We zullen rekening houden met eventueel noodzakelijke aanpassingen, zowel bij de aanwervingsprocedure als bij de integratie in de administratie.
