Functie
OPDRACHT
Als administratieve ondersteuning - IT-budget en IT-aankopen:
- zorgt u voor de budgettaire, administratieve en financiële opvolging van de IT-dossiers;
- bezorgt u de diensten de nodige administratieve middelen (diensten, leveringen, opdrachten, overeenkomsten, aanwendingen);
- bent u de administratieve referent voor de IT-aankopen en IT-opdrachten;
- zorgt u voor de administratieve opvolging van de IT-dienst en het IT-budget en bouwt ze uit.
TAKEN EN WERKZAAMHEDEN
1. Budgettaire en financiële opvolging (prioriteit)
- Het IT-budget uitvoerig en continu opvolgen
- De facturen controleren, uitsplitsen en opvolgen
- De aanwendingen invoeren (CIPAL)
- De Exceltabellen voor de budgettaire opvolging bijwerken
- Ramingen, verslagen en analyses opstellen
2. Administratief beheer van de IT-aankopen (onder de verantwoordelijkheid van de IT-verantwoordelijke)
- De aankopen van IT-materiaal, software en IT-diensten beheren
- De aankoopaanvragen via GB-Aankoop voorbereiden
- De dossiers van de overheidsopdrachten samenstellen en opvolgen
- De contracten en overeenkomsten archiveren, klasseren en opvolgen
- De IT-leveranciers en hun offertes opvolgen
3. Administratief beheer van de mobiele telefonie (onder de verantwoordelijkheid van de IT-verantwoordelijke)
- De simkaarten, telefoons, het openen/sluiten van nummers beheren
- De facturen en aanrekeningen controleren
- De administratieve gegevens bijwerken
- De interne hulpmiddelen (bv. KB-IT) opvolgen
4. Administratieve opvolging van de GLPI-tickets
- De administratieve tickets invoeren, bijwerken en afsluiten
- Coördinatie met de IT-technici
- De kwaliteit en de volledigheid van de informatie waarborgen
5. Transversale ondersteuning - Pool Economaat
- Administratieve flexibiliteit (aanwendingen, betalingen, collegepunten, opdrachten)
- Gerichte vervanging in andere afdelingen
- Bijdragen aan de verbetering van de interne procedures
6. Communicatie, coördinatie en rapportering
-
- Regelmatig verslag uitbrengen aan de IT-verantwoordelijke en aan het Economaat
- Communicatie tussen IT, Aankoop, Overheidsopdrachten, Financiën
- Verbeteringen voorstellen om de administratieve opvolging te optimaliseren
7. Beheer van de IT-documenten en IT-bestandenlijsten
-
- Gebruik van de IT-bestandenlijsten (Administratief, Begroting-Financiën)
- De documentenstructuur bijwerken
- De belangrijkste bestanden opvolgen: Overzicht-uitgaven, Opvolging facturen, GB-Aankoop
Profiel
DIPLOMA : In het bezit zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs.
Gedragscompetenties:
-
- Financiële gegevens kunnen analyseren en samenvatten
- Nauwgezet en betrouwbaar zijn, kunnen organiseren
- Integer en professioneel handelen
- Goed kunnen communiceren en een teamgeest hebben
- Zich kunnen aanpassen en resultaatgericht werken
Technische competenties:
-
- Excel, Word, Outlook uitstekend beheersen
- De budgettaire opvolging (aanwendingen, aanrekeningen, verslagen) beheersen
- Kennis van overheidsopdrachten, boekhoudsoftware hebben of bereid zijn deze kennis te verruimen
- Nauwkeurig zijn bij het klasseren en het archiveren
- Een onberispelijke pen hebben
Taal
Frans/Nederlands
Aanbod
INDIENSTTREDING: Onmiddelijk– Contract van onbepaalde duur 18u/week.
VOORDELEN: Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB abonnement, hospitalisatieverzekering, fiets premie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, telewerk mogelijk, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperators
De Gemeente Evere selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloofsovertuiging of nationaliteit.
We moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren. We zullen rekening houden met eventueel noodzakelijke aanpassingen, zowel bij de aanwervingsprocedure als bij de integratie in de administratie.
