Operationeel verantwoordelijke - Interne controle - Kwaliteit (A1)

Functie

Onder interne controle verstaat men het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over het bereiken van de doelstellingen, het naleven van wetten en procedures, de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie, het efficiënt en economisch gebruik van middelen, de bescherming van de activa en het voorkomen van fraude.

Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het interne controlesysteem betrokken zijn.

OPDRACHT

Als rechterhand van de gemeentesecretaris voor de organisatie van de interne controle, bent u er de belichaming van. Uitgaande van uw expertise in dit domein, ziet u toe op de communicatie over het concept en op de demystificatie ervan bij uw collega's en draagt u bij aan hun bewustmaking. U formuleert inhoudelijke voorstellen bij de gemeentesecretaris, het directiecomité en de politieke autoriteiten met het oog op de invoering van het interne controlesysteem. Zodra het project voor een intern controlesysteem gedefinieerd is, bent u de drijvende kracht achter de invoering ervan, waarbij u zich baseert op een strategie die u hebt uitgewerkt. U evalueert met regelmatige tussenpozen de voortgang van de invoering en de efficiëntie van het gekozen interne controlesysteem.

Met het oog op een kwaliteitsvolle werking van de administratie, bent u verantwoordelijk voor de studie, het ontwerp, de uitwerking en de opvolging van de indiening van transversale projecten.

TAKEN & ACTIVITEITEN

Algemene activiteiten

• Actualisering en verfijning van het kennisbeheersysteem
• Analyse van de informatie- en documentenstromen
• Conceptualisering van het interne controlesysteem
• Procesbeheer: de processen worden toevertrouwd aan een beheerder, ze worden in kaart gebracht en gedocumenteerd en ze houden rekening met de doelstellingen. Hiervoor kan een specifiek programma worden beheerd.
• Risicobeheer: de uitwerking met de eigenaars van de processen van een strategisch en operationeel risicokader
• Monitoring van de resultaten afhankelijk van de vastgestelde doelstellingen, verfijning van het programma Strat. & Gov.
• Proces van de doelstellingen: centralisering en harmonisering van de opdracht, de visie, de strategische en operationele doelstellingen
• Bewustmaking van de verantwoordelijken en het uitvoerende personeel en opvolging van hun activiteiten op het vlak van interne controle

Projectbeheer

• Algemene evaluatie van het project
• Sturing van het project en het projectteam (interne en externe medewerkers)
• Respect voor de overeenstemming van het project met de strategische doelstellingen

Beheer van de dienst/entiteit

• Toepassing van de wetgevingen met betrekking tot de dienst
• Uitvoering van de strategische doelstellingen
• Beheer van de relaties met de interne en externe diensten
• Voorstellen van operationele doelstellingen voor de dienst en, zodra ze zijn goedgekeurd door de overste, de uitvoering ervan
• Rapportering, informatieverstrekking en formulering van voorstellen aan de hiërarchie

Administratieve ondersteuning

• Beheer van de inkomende en uitgaande post
• Beheer van de dossiers die aan het college, de gemeenteraad en de toezichthoudende overheid worden voorgelegd
• Opstelling van de activiteitenverslagen
• Verwerking van documenten en informatie
• Toezicht op de actualisering van de procedures en van het kennissysteem inzake producten

Profiel

DIPLOMA

In het bezit zijn van een Masterdiploma.

Aantoonbare gevolgde vormingen in het domein van de interne controle vormen een pluspunt.

COMPETENCIES

• Tweetalig zijn NL/FR;
• Een aantoonbare ervaring hebben in het domein van de interne controle;
• Integer, loyaal en professioneel handelen;
• Zin voor analyse en synthese;
• Informatie en expertise uitwisselen met mijn collega’s om de vastgestelde doelen te verwezenlijken;
• Conflicten beheren;
• Verandering in goede banen leiden;
• Zich mondeling uitdrukken;
• Resultaatgericht werken;
• Schrijftelijke communicatie;
• Samenwerken;
• Onderhandelen.
• Beslissen;
• Burotica kennis - Outlook, Word, Excel, internet.

Aanbod

Onmiddellijk – Contract van onbepaalde duur 36u/week.

VOORDELEN

Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB abonnement, hospitalisatieverzekering, fietspremie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, mogelijkheid om 2 dagen/week maximum te telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperators.

Functie GSM met split billing en functiecomputer.

De Gemeente Evere selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloofsovertuiging of nationaliteit.

We moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren. We zullen rekening houden met eventueel noodzakelijke aanpassingen, zowel bij de aanwervingsprocedure als bij de integratie in de administratie.