Functieomschrijving

Dossierbeheerder - Dienst Burgerlijke stand (niveau B)

Functie

Missie

Als dossierbeheerder ben ik verantwoordelijk voor zaken die betrekking hebben op mijn vakgebied, met inachtneming van de wetgeving, de geldende procedures en de richtlijnen van de hiërarchie. Ik doe een beroep op de middelen van mijn interne en/of externe netwerk en werk in synergie met hen. Deze functie vereist het vermogen om te luisteren, te begrijpen en uit te leggen. Ik moet ook burgers ontvangen om hun verzoeken te behandelen en hen zo goed mogelijk te informeren. Als oplossingsgericht persoon ben ik in staat om een gespannen situatie te kalmeren en vastberaden te blijven ondanks de obstakels. Ik heb ook de nodige vaardigheden om regelgevende teksten te begrijpen met betrekking tot de burgerlijke stand (huwelijk, nationaliteit, erkenning, enz.) en om eenvoudige facturen te beheren. Dit alles in een team van 5 personen.

Taken

  • Behoeften, aanvragen en gegevens onderzoeken
  • Bij de hiërarchie verslag uitbrengen over de vordering van dossiers
  • Dossiers opstellen, aanmaken en opvolgen met inachtneming van de termijnen
  • Een intern en/of extern netwerk uitbouwen
  • Een hulpbron zijn voor de afdeling bij afwezigheid van de verantwoordelijke (te nemen beslissingen, de echtheid van documenten controleren, enz.)
  • Informaties opzoeken/actualiseren
  • Informeren, adviseren, adviezen geven en dus ook hun kennis bijhouden over procedurele, wetgevende en regelgevende zaken
  • Het loket indien nodig kunnen beheren (burgers ontvangen, informeren en verzoeken afhandelen)
  • Opstellen van documenten en rapporten, opstellen van lijsten en statistieken
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren
  • Voorstellen formuleren om de procedures te verbeteren
  • Eigen kennis bijwerken rond procedurele, regelgevende en wetgevende zaken

Profiel

Diploma: In het bezit zijn van een Bachelor diploma.

Competenties

  • Een heel goede kennis hebben van de tweede landstaal
  • Goede informaticakennis bezitten (Excel, Outlook, PDF creator, Word)
  • Stressbestendig zijn
  • Analyseren
  • Communicatief sterk zijn
  • Assertief zijn
  • Een netwerk uitbouwen
  • Eigen werk kunnen structureren
  • Handelen met integriteit en professionalisme
  • Resultaat gericht werken
  • Samenwerken
  • Zich kunnen aanpassen

Aanbod

Indiensttreding: Onmiddelijk – Contract van onbepaalde duur.

Voordelen: Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB abonnement, hospitalisatieverzekering, fiets premie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, mogelijkheid om 2 dagen/week maximum te telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperators.

  • Online op:vr 16 februari 2024
  • Locatie: Gemeentebestuur van Evere

Administration communale d'Evere

10 square Hoedemaekers
1140 Evere
België

  • Tel: 02/247.62.22

Interesse?

Voor meer informatie:
Bel OFFICE FRONT
op het nummer: 02/247.62.22
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]