Operationeel Verantwoordelijke - Burgerlijke stand - Ondersteuning (en ontvangst)

Functie

OPDRACHT

Ik ben verantwoordelijk voor de resultaten van mijn dienst/entiteit, ik sta in voor de coördinatie en opvolging van de activiteiten op basis van mijn ervaring en in overeenstemming met de wetgeving. Ik voer de strategische beslissingen uit die mijn sectorverantwoordelijke doorgeeft. Ik leid mijn team op zo'n manier dat er goede relaties worden uitgebouwd. Ik streef naar kwaliteit en tevredenheid van de burger. Ik zorg voor promotie en ik heb een voorbeeldrol in het uitdragen van de waarden die de administratie wil uitstralen. De beheerde zaken zijn die met betrekking tot de burgerlijke stand (nationaliteit, huwelijk/samenwonen, afstamming, overlijden, enz.), transversale zaken voor de afdelingen bevolking, vreemdelingen en burgerlijke stand (buitenlandse registers, fraude, uitschrijving, verkiezingen, enz. Ik moet dus elke dag de regelgevingskwesties ten behoeve van de burgers beheren en tegelijkertijd leiding geven aan mijn teams.

TAKEN EN ACTIVITEITEN

• Beslissingen van de officiële instanties doorgeven
• De burgers verwelkomen, informeren en hun vragen duidelijk bepalen
• De echtheid en geldigheid van documenten controleren
• De gegevens op ontvangen documenten nakijken
• Documenten bezorgen
• Dossiers klasseren en archiveren
• Dossiers opvolgen binnen de opgelegde termijnen
• Eigen kennis bijwerken rond procedurele, regelgevende en wetgevende zaken
• Het verloop van procedures uitleggen
• Administratieve ondersteuning
• Dienst- en onderafdelingsbeheer
• Projectbeheer
• Zorgen voor de bijwerking van de processen en het kennissysteem
• Activiteitenverslagen opstellen
• De dossiers die zijn ingediend bij het College, de Raad en de toezichthoudende overheid beheren
• Teammanagement (ongeveer tien mensen)
• Beheer van inkomende en uitgaande correspondentie
• Document- en informatieverwerking

Profiel

DIPLOMA: In het bezit zijn van een Master diploma.

COMPETENTIES

• Tweetalig zijn NL/FR
• Analyseren
• Assertief zijn
• Snel beslissen indien de omstandigheden dat vereisen
• Conflicten beheren
• Een team leiden
• Eigen werk structureren
• Emoties beheren
• Handelen met integriteit en professionalisme
• Loyaal handelen
• Onderhandelen
• Resultaat gericht werken
• Samenwerken
• Schriftelijk communiceren
• Verandering sturen
• Werk van de medewerkers plannen en organiseren
• Zich aanpassen
• Burotica kennis

Aanbod

INDIENSTTREDING: 01.01.2024 – Contract van onbepaalde duur 36u/week.

VOORDELEN: Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB abonnement, hospitalisatieverzekering, fiets premie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, mogelijkheid om 2 dagen/week maximum te telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperators.

Functie GSM met split billing & functiecomputer.