Responsable Opérationnel - Etat-civil - Support (et accueil)

Fonction

MISSION

Responsable des résultats issus de mon service/entité, j'en coordonne et en assure le suivi des activités, sur base de mon expérience et dans le respect de la législation. Je réalise les choix stratégiques transmis par mon responsable de secteur. Je conduis mon équipe de manière à y développer de bonnes relations. J'ai le souci de la qualité et de la satisfaction du public. J'assure la promotion et ai un rôle d'exemple quant aux valeurs véhiculées par l'Administration. Les matières gérées sont celles liées à l’état civil (nationalité, mariage/cohabitation, filiation, décès, etc.), des matières transversales aux services population, étrangers et état civil (actes étrangers, fraude, radiation, élections, etc.) ainsi que les aspects accueil des services du secteur Citoyen. Je suis donc amener au quotidien à gérer de la matière règlementaire au service des citoyens tout en assurant un rôle de leader pour mes équipes.

TACHES & ACTIVITES

• Accueillir les citoyens et clarifier leur demande
• Actualiser ses connaissances en matière procédurale, législative et réglementaire
• Assurer le suivi des dossiers dans le respect des échéances prescrites
• Classer et archiver les dossiers
• Contrôler l'authenticité et la validité des documents
• Délivrer les documents
• Expliquer le déroulement des procédures
• Transmettre les décisions prises par les instances officielles
• Vérifier les données sur les documents reçus
• Gestion d'une équipe/d'un service d'une dizaine de personnes
• Gestion de projets
• Support administratif
• Gestion de la correspondance entrante et sortante
• Gestion des dossiers soumis au Collège, Conseil et Tutelle
• Réalisation des rapports d'activité
• Traitement de documents et informations
• Veiller à la mise à jour des processus et du système de connaissance produits

Profil

DIPLOME: Etre en possession d'un Master.

COMPETENCES

• Etre bilingue FR/NL
• Agir avec intégrité et professionnalisme
• Agir avec loyauté
• Analyser
• Etre assertif
• Communiquer par écrit
• Coopérer
• Diriger une équipe
• Savoir décider rapidement si les circonstances l'exigent
• Faire preuve d'une bonne gestion des émotions
• Gérer les conflits
• Négocier
• Piloter le changement
• Planifier et organiser le travail des collaborateurs
• S'adapter
• S'exprimer oralement
• Structurer son travail
• Travailler orienté résultats
• Connaissances bureautiques

Offre

ENTREE EN SERVICE: 01.01.2024 – Contrat à durée indéterminée 36h/semaine.

AVANTAGES: Chèques-repas de 8,00 €/jour de prestation, abonnement STIB, assurance hospitalisation, prime vélo, prime piéton, parking d’entreprise, équilibre vie privée/vie professionnelle, possibilité de télétravail 2 jours/semaine maximum, 36 jours de congé annuel au pro rata de l’horaire, assurance pension complémentaire à charge de l’employeur pour le personnel contractuel, réductions sur Tour opérateurs.

GSM de fonction avec split billing et ordinateur portable de fonction.