Description de fonction

Responsable Opérationnel : Bussines Analyst - Archivage GED

Fonction

MISSION

Responsable des résultats issus de mon service/entité, j'en coordonne et en assure le suivi des activités, sur base de mon expérience et dans le respect de la législation. Je réalise les choix stratégiques transmis par mon responsable de secteur. Je conduis mon équipe de manière à y développer de bonnes relations. J'ai le souci de la qualité et de la satisfaction du public. J'assure la promotion et ai un rôle d'exemple quant aux valeurs véhiculées par l'Administration. En tant que gestionnaire de l'information et de l'archivage numérique, je suis garant de la mise en place et du fonctionnement efficace d'un système de gestion des documents ainsi que de l'archivage électronique de l'ensemble des documents destinés ou initiés par l'Administration dans le respect des dispositions légales. Vous contribuez ainsi à la mise à disposition de l'information au sein de l'Administration afin d'optimiser les processus. En tant que Business Analyst, je suis en charge de promouvoir le fonctionnement qualitatif de l'administration communale en analysant les projets et procédures ayant trait au fonctionnement de l'Administration, en proposant au comité de direction des pistes stratégiques et opérationnelles d'amélioration, ainsi qu'en gérant des projets attribués par le comité de direction.

TACHES & ACTIVITES

  • Analyse du flux d'information et de documents de l'Administration (collecte d'informations, documentations diverses)
  • Avis, information, concertation auprès d'un public interne
  • Conceptualisation, supervision et analyse stratégique et opérationnelle du flux et processus de l'administration
  • Gestion documentaire électronique : analyse et mise en place
  • Mise en place d'un système d'archivage et gestion de ce système
  • Mise à jour et amélioration constante de ces systèmes
  • Proposition et mise en place de systèmes numériques de gestion de documents et d'archivage
  • Préparation et rédaction des documents divers
  • Rapport à la hiérarchie par rapport à l'état d'avancement des dossiers
  • Suivi du système de gestion de la connaissance
  • Veiller au respect par les utilisateurs des systèmes ainsi mis en place
  • Gestion de la correspondance entrante et sortante
  • Gestion des dossiers soumis au Collège, Conseil et Tutelle
  • Réalisation des rapports d'activité
  • Traitement de documents et informations
  • Veiller à la mise à jour des processus et du système de connaissance produits
  • Communication des informations nécessaires à l'équipe
  • Détermination des objectifs de l'équipe en concertation avec le responsable de secteur
  • Gestion "quotidienne" du personnel (congés, prés., abs.) en veillant à la permanence et l'atteinte d'objectifs
  • Gestion des performances et des compétences des collaborateurs (notamment par le motivation à la formation)
  • Gestion et développement individuel des collaborateurs
  • Optimisation du fonctionnement de l'équipe
  • Organisation et distribution du travail
  • Evaluation globale du projet
  • Pilotage du projet et de l'équipe projet (collaborateurs internes et externes)
  • Respect de la concordance du projet avec les objectifs stratégiques
  • Application des législations relatives au service
  • Exécuter les objectifs stratégiques
  • Gestion des relations avec les services internes et externes
  • Gestion du cadre et des effectifs
  • Propositions budgétaires, gestion du budget (adéquation activités/budget) et contrôle
  • Reporting, information et propositions à la hiérarchie

Profil

DIPLOME: Etre en possession d'un Master à orientation management.

COMPETENCES

  • Etre bilingue FR/NL
  • Avoir une expérience professionnelle de minimum 5 ans
  • Agir avec intégrité et professionnalisme
  • Agir avec loyauté
  • Analyser
  • Etre assertif
  • Communiquer par écrit
  • Coopérer
  • Echanger de l'information avec les collègues en vue d'atteindre les objectifs fixés
  • Partager son expertise
  • Participer activement au fonctionnement interne du milieu de travail
  • Diriger une équipe
  • Gérer les conflits
  • Décider rapidement si les circonstances l'exigent
  • Faire preuve d'une bonne gestion des émotions
  • Piloter le changement
  • Planifier et organiser le travail des collaborateurs
  • S'exprimer oralement
  • Travailler orienté résultats

Offre

ENTREE EN SERVICE: Immédiate – Contrat à durée indéterminée 36h/semaine

AVANTAGES: Chèques-repas de 7,00 €/jour de prestation, abonnement STIB, assurance hospitalisation, prime vélo, prime piéton, parking d’entreprise, équilibre vie privée/vie professionnelle, possibilité de télétravail 2 jours/semaine maximum, 36 jours de congé annuel au pro rata de l’horaire, assurance pension complémentaire à charge de l’employeur pour le personnel contractuel, réductions sur Tour opérateurs.

GSM de fonction avec split billing et ordinateur portable de fonction.

  • Publiée le:lun. 22 mars 2021
  • Lieu: Administration Communale d'Evere

Administration communale d'Evere

10 square Hoedemaekers
1140 Evere
Belgique

  • Téléphone: 02/247.62.22

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Pour plus d'informations:
Appelez FRONT OFFICE
au numéro suivant: 02/247.62.22
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